Gợi ý tiêu chí chọn mua phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả và phù hợp nhất

Thế nào là một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả?

Sau khi đã hiểu được lợi ích và quyết định mua phần mềm quản lý bán hàng thì chắc hẳn bạn sẽ thấy “hoang mang” giữa một rừng các phần mềm bán hàng đang được cung cấp trên thị trường. Vậy bạn nên mua phần mềm nào? Để mua được một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả, tốt nhất và phù hợp với bạn thì cần phải xét đến các tiêu chí sau đây:

1. Phần mềm quản lý bán hàng phải dễ sử dụng:

Một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả phải có một giao diện thân thiện, đơn giản, dễ dàng thao tác và sử dụng. Nếu phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp người dùng không cần tốn quá nhiều thời gian và công sức làm quen, thậm chí không cần có người hướng dẫn ở bên mà chỉ cần nhìn giao diện là đã có thể thực hiện được. Dễ dùng, dễ nhớ, dễ nắm bắt thì đó chính là ưu thế nổi trội và bạn nên ưu tiên cho những phần mềm quản lý bán hàng như vậy.

Không phải ai cũng được tiếp xúc với công nghệ thông tin, thế nên việc sử dụng một phần mềm bán hàng có thể khiến cho nhân viên của cảm thấy khó khăn. Bạn nên lựa chọn một phần mềm có giao diện đơn giản mà bất kì nhân viên nào cũng có thể sử dụng được. Việc sử dụng một phần mềm bán hàng có giao diện phức tạp, bố cục rắc rối, nút lệnh không khoa học sẽ tốn khá nhiều thời gian. Và nhân viên bán hàng nếu sử dụng một phần mềm phức tạp như vậy sẽ có thể khiến họ bị rối và nhầm lẫn, nhất là những lúc đông khách, gây ra sự bực bội không đáng có cho khách hàng và thiệt hại về uy tín cùng tài chính cho cửa hàng của bạn.

Hãy nhớ, một phần mềm quản lý bán hàng siêu đơn giản, dễ sử dụng sẽ làm giảm chi phí đào tạo nhân viên bán hàng và nâng cao được chất lượng dịch vụ và hiệu suất bán hàng.

2. Đáp ứng và phù hợp với quy trình nghiệp vụ của bạn:

Một trong những tiêu chí quan trọng không kém trong việc lựa chọn phần mềm bán hàng hiệu quả là  phần mềm đó có đáp ứng được toàn bộ và phù hợp với quy trình bán hàng của bạn hay không. Thông thường, các phần mềm quản lý bán hàng đều được thiết kế để phù hợp với hầu hết các mô hình kinh doanh khác nhau. Vậy nên, thường nó được tích hợp các tính năng phổ biến nhất chứ không được thiết kế riêng cho bất kì mô hình hay ý tưởng chuyên biệt nào.

Do đó, bạn cần phải phân tích, kiểm tra xem liệu phần mềm đó có thể tùy biến để phù hợp với mô hình của bạn hay không. Từ việc nhập xuất kho, đến bán hàng và các chức năng sau bán hàng như kiểm kê, định lượng, báo cáo, tổng hợp,… tất cả những khâu này sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác bán hàng. Yếu tố này rất quan trọng vì nếu như phần mềm không đáp ứng đủ yêu cầu của cửa hàng, bạn sẽ phải tốn kém chi phí mà không giúp ích được gì. Đồng thời, bạn cũng không nên mua một phần mềm bán hàng có quá nhiều tính năng so với nhu cầu của bạn. Bởi vì sẽ dẫn đến sự lãng phí không cần thiết do bạn phải tốn thêm tiền để mua những tính năng hay gói cao cấp mà bạn không hề cần đến.

Vậy nên, bạn cần ưu tiên cho phần mềm quản lý bán hàng nào vừa nhanh chóng, tối ưu cho thao tác vừa phù hợp với các quy trình bán hàng, đáp ứng được những tính năng cơ bản nhất như sau:

• Quản lý Bán hàng chuyên nghiệp:

Hầu hết, các sản phẩm kinh doanh hiện nay đều có barcode từ nhà sản xuất. Nên bạn chắc chắn cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có thể quản lý hàng hóa dễ dàng bằng mã vạch và mã SKU. Chỉ cần dùng máy quét mã vạch để quét qua sản phẩm, hoặc đơn giản với 1 chiếc smartphone, quét mã vạch bằng camera điện thoại là bạn đã có thể bán hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp rồi.

• Quản lý Nhân viên bán hàng hiệu quả:

Với cửa hàng có nhiều nhân viên, mỗi người phụ trách một công việc như bán hàng, thu ngân, kiểm kho,… thì việc quản lý nhân lực là rất cần thiết. Thậm chí, ngoài nhân viên chính thức thì nhiều nơi còn thuê cộng tác viên hay nhân viên thời vụ để thực hiện công việc bán hàng. Điều này gây khá nhiều khó khăn trong việc quản lý. Vậy nên bạn cần phần mềm quản lý bán hàng có thể cập nhật tình hình làm việc, hiệu suất công việc của mỗi nhân viên.

Bạn sẽ biết được giờ làm, doanh số hay việc gian lận trong công việc hàng ngày từ đó đưa ra mức thưởng phạt kịp thời. Phần mềm quản lý bán hàng cho phép bạn cấp tài khoản cho từng nhân viên, phân quyền xử lý cho từng người giúp bạn theo dõi được quá trình làm việc và ngăn chặn việc “mờ ám” để làm gì đó gian lận. Việc thu chi, bán hàng, nhập liệu sẽ được hệ thống lưu lại cụ thể, chi tiết, do ai làm, dùng vào việc gì, vào ngày giờ nào. Nếu nhân viên nào có ý đồ muốn sửa, xóa dữ liệu thì lịch sử đó cũng đc hệ thống ghi nhớ cho bạn kiểm tra kịp thời bất kỳ lúc nào.

• Quản lý kho hàng – tồn kho:

Thông thường, nếu không có phần mềm quản lý bán hàng, bạn sẽ phải kiểm kê kho bằng sổ sách hoặc đưa lên file excel. Hạn chế của file excel là bạn phải làm thủ công, hoàn toàn bằng tay, từ việc lọc dữ liệu, lập báo cáo minh họa cho đến kiểm tra số lượng hàng tồn kho. Đồng thời, bạn cũng cần phải thành thạo cách sử dụng các hàm để tính toán trong excel. Nhưng khả năng gặp phải tình trạng lỗi hàm, lỗi trường dữ liệu nhé dẫn đến sai sót là rất cao. Chưa kể việc lưu trữ dữ liệu trên máy có thể bị rủi ro mất dữ liệu nếu máy tính bị tấn công virus.

Nhìn chung sẽ rất mất thời gian và có thể kết quả cập nhật không chính xác khi bạn sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống này. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp bạn cập nhật thông tin từng loại sản phẩm, từng loại hàng hóa, số lượng liên tục và nhanh chóng. Từ đó nhân viên bán hàng cũng luôn biết được loại sản phẩm đó còn hay hết hàng, bán hàng sẽ thuận tiện hơn. Đồng thời, nhờ vào tính năng cảnh báo tồn kho còn có thể giúp bạn thống kê loại hàng nào bán chạy, loại nào đang dư thừa để có chiến lược kinh doanh phù hợp, ra quyết định nhập thêm hàng hay xả hàng một cách linh hoạt. Như vận bạn sẽ luôn chủ động hơn trong việc quản lý kho hàng hóa.

• Quản lý Tài chính – Báo cáo tình hình kinh doanh:

Có rất nhiều chỉ số kinh doanh cần quan tâm như: giá vốn, giá bán, số lượng sản phẩm tồn, bán ra, doanh thu theo nhân viên, doanh thu theo ngày, tuần, tháng, theo chi nhánh,… Nếu chỉ quản lý bằng excel, bạn sẽ phải tìm cách kết hợp các file excel rời rạc với nhau để tạo thành các báo cáo mong muốn nhưng sẽ mất rất nhiều thời gian.

Còn đối với phần mềm quản lý bán hàng thì xử lý việc này “chỉ trong vòng 1 nốt nhạc”. Bằng vài cú click chuột, bạn đã có thể xem được ngay các báo cáo đầy đủ và chính xác về dòng tiền thu – chi, xuất – nhập – tồn hàng hóa, lãi lỗ, công nợ,… Chức năng tổng hợp, báo cáo doanh số bán hàng của phần mềm sẽ giúp bạn nắm rõ được tình hình, có cái nhìn đúng đắn và toàn diện đối với công việc kinh doanh của bản thân. Qua đó, bạn có thể phân tích và đưa ra những quyết định đúng đắn giúp cải thiện và phát triển doanh thu hơn.

• Quản lý, phân loại và hỗ trợ chăm sóc khách hàng:

Đối với mỗi khách hàng từng mua hàng của bạn, phần mềm quản lý bán hàng sẽ lưu lại lịch sử mua hàng của người đó. Bạn sẽ biết được ai mua bao nhiêu lần, mỗi lần mua bao nhiêu, từ đó có thể sắp xếp họ vào nhóm khách hàng cụ thể. Thông qua dữ liệu thông tin khách hàng, bạn có thể quản lý và phân loại khách hàng như khách lẻ, khách hàng thân thiết, khách vip,… Từ đó, đưa ra cách chăm sóc, những ưu đãi riêng, đặc biệt để biến họ thành khách hàng trung thành.

Đối với phần mềm quản lý bán hàng có tính năng thiết lập và quản lý những chương trình khuyến mãi, bạn có thể xây dựng các chính sách hậu mãi phù hợp như: tích điểm, gửi SMS marketing, chương trình khuyến mãi tri ân khách hàng, tặng quà, voucher,… Đồng thời, data khách hàng trên phần mềm bán hàng cũng cho bạn biết được nhu cầu của khách hàng, xu hướng của thị trường để bạn đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.

• An toàn, bảo mật thông tin dữ liệu của khách hàng:

Trong một phần mềm quản lý bán hàng, dữ liệu là một trong những thông tin quan trọng nhất. Chính vì vậy cần phải được bảo mật an toàn tuyệt đối, đây là yếu tố quan trọng cần phải có của một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả. Chức năng phân quyền của phần mềm được thực hiện chi tiết, bảo mật đến từng tài khoản. Ngoài ra, dữ liệu trên hệ thống server chạy phần mềm luôn phải được sao lưu, backup định kỳ, đề phòng trường hợp khách hàng cần phục hồi dữ liệu đã mất. Để đảm bảo cho yếu tố này thì lời khuyên là bạn nên chọn đơn vị cung cấp uy tín, đáng tin cậy và đã có mặt lâu năm, có tiếng trên thị trường.

3. Giá thành phần mềm quản lý bán hàng hợp lý:

Chi phí để sử dụng phần mềm là một trong những mối quan tâm cần phải lưu ý. Khi mới bắt đầu kinh doanh, bạn chắc chắn sẽ có rất nhiều thứ cần phải chi trả. Vì vậy, việc lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng vừa hiệu quả vừa có chi phí hợp lý là điều cần phải cân nhắc. Bạn nên lưu ý, không phải cứ phần mềm bán hàng có chi phí cao thì đồng nghĩa với việc phần mềm đó sẽ đáp ứng và phù hợp được với nhu cầu kinh doanh của bạn. Và ngược lại, cũng đừng quá ham những phần mềm quản lý bán hàng có chi phí rẻ vì mua về xong mà không giải quyết được những vấn đề của bạn thì rẻ cỡ nào cũng chỉ là lãng phí.

Nếu mới bắt đầu kinh doanh, một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả và có chi phí hợp lý thì nên rơi vào khoảng trong tầm từ vài triệu đổ lại, có thể tầm 2 – 3 triệu/năm. Khoảng tiền như vậy không phải là thấp nhưng cũng không phải là quá cao so với những hiệu quả và sự giảm thiểu tổn hại mà một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả mang lại cho bạn. Công việc của bạn là tham khảo giá của các nhà cung cấp khác nhau và lựa chọn một phần mềm có giá thành hợp lý mà vẫn đáp ứng được tất cả các yêu cầu của bạn.

4. Khả năng nâng cấp và mở rộng linh hoạt:

Thêm một tiêu chí không thể thiếu khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả là phải có khả năng mở rộng các chức năng và độ tùy biến, nâng cấp tính năng theo đà phát triển của đơn vị kinh doanh và xu hướng trên thị trường. Đồng thời, phần mềm vẫn đảm bảo được tính lưu trữ mọi dữ liệu, không phải thiết kế lại từ đầu. Như vậy thì khi cửa hàng của bạn mở rộng về quy mô, phát triển thành chuỗi cửa hàng thì cũng không phải lo lắng vấn đề mất dữ liệu kinh doanh hay thông tin khách hàng. Ngoài ra, phần mềm có thể thiết lập, kết nối với nhiều thiết bị từ máy bán hàng, máy tính đến smartphone cũng là một điểm cộng lớn cho một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả.

5. Một số tính năng nâng cao khác:

Ngoài các tính năng cơ bản đã nêu, hiện nay trên thị trường phần mềm quản lý bán hàng còn có nhiều tính năng hữu ích khác giúp bạn nâng cáo hiệu quả kinh doanh chẳng hạn như:

• Tích hợp đơn vị vận chuyển giúp bạn quản lý tình trạng đơn hàng và theo dõi công nợ, đối soát tiền thu hàng một cách nhanh chóng và chính xác mà không cần phải đăng nhập thêm vào từng tài khoản trên hệ thống của đơn vị vận chuyển.
• Tích hợp cân điện tử hay các thiết bị bán hàng khác giúp thao tác bán hàng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian vận hành và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Có chức năng kế toán cho doanh nghiệp hay tích hợp với máy chấm công giúp tính bảng lương nhân viên, mức thưởng phạt.
• Kết nối bán hàng đa kênh. Không chỉ quản lý và bán hàng tại cửa hàng, một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất còn có khả năng kết nối bán hàng đa kênh, giúp bạn đưa sản phẩm của mình tiếp cận với số lượng khách hàng khổng lồ trên các kênh như website, mạng xã hội, sàn TMĐT… và quản lý tập trung tại một nền tảng duy nhất.
• Bán hàng cả khi mất mạng: có thể bán hàng mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi mất kết nối internet bạn vẫn có thể bán hàng bình thường, sau đó khi có mạng thì có thể đồng bộ dữ liệu lại.
• Đa dạng phương thức thanh toán: tích hợp nhiều hình thức thanh toán, thuận tiện cho cả người mua lẫn người bán hàng.
• Liên kết với SMS, Email để có thể gửi tin nhắn, lời nhắc, chúc mừng hay thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mãi cho từng khách hàng. Công việc này giúp cho việc marketing của bạn được thực hiện khoa học, hiệu quả hơn,…

Tùy vào định hướng phát triển của từng đơn vị cung cấp mà mỗi phần mềm quản lý bán hàng có thể có nhiều tính năng khác nhau. Tuy nhiên, như đã nói ở trên, bạn cần xem xét những tính năng này có thật sự cần thiết hoặc bạn có dùng đến hay không. Vì đôi khi, không phải cứ nhiều là tốt, quá nhiều tính năng sẽ có thể khiến bạn bị rối lên khi thao tác, đồng thời dẫn đến chi phí cho phần mềm bị đội lên, gây ra lãng phí không cần thiết. Trong khi lúc mới kinh doanh, bạn sẽ có rất nhiều thứ cần thiết phải chi trả.

Lời kết:

Trước khi quyết định chọn mua phần mềm quản lý bán hàng, bạn nên đăng ký dùng thử để trải nghiệm toàn bộ các tính năng xem có phù hợp và đáp ứng được cho mô hình kinh doanh, bán hàng của bạn hay không. Như vậy, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định chính xác sau cùng để sở hữu được một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả và phù hợp.

Đăng ký dùng thử miễn phí Phần mềm quản lý bán hàng Suno.vn – SIÊU ĐƠN GIẢN, ai cũng dùng được để trải nghiệm toàn bộ các tính năng hữu ích đang có trên Phần mềm bán hàng SUNO.vn

AN NHÀN BÁN HÀNG – THẢNH THƠI HƯỞNG THỤ