Đa phần các cửa hàng bán lẻ ở Việt Nam đều được mở ra tự phát, hoặc được truyền lại từ đời này sang đời khác. Các chủ cửa hàng chủ yếu quản lý cửa hàng theo độ nhạy và kinh nghiệm gia truyền được truyền lại mà thiếu kinh nghiệm quản lý khoa học và chưa có chiến lược phát triển cụ thể. SUNO.vn xin giới thiệu các báo cáo quản lý bán hàng quan trọng mà các chủ shop, chủ cửa hàng bán lẻ cần biết để nâng cao hiệu quả hoạt động cửa hàng của mình.
Báo cáo quản lý hàng hoá
Có hai loại báo cáo liên quan đến hàng hoá. Loại thứ nhất liên quan đến tình hình kinh doanh, giúp chủ cửa hàng biết ngay hàng nào bán chậm, hàng nào bán nhanh, hàng nào lời nhiều, hàng nào lời ít để chủ shop biết nên tập trung bán những mặt hàng tốt nhất.
Loại thứ 2 liên quan đến nhập xuất tồn kho của hàng hoá. Với báo cáo này, chủ shop biết ngay tồn kho hiện tại của hàng hoá là bao nhiêu, hàng nào tồn kho nhiều, hàng nào sắp hết hàng, lượng hàng hoá nhập về trong kì là bao nhiêu, để qua đó có kế hoạch nhập hàng hợp lý, tránh được việc một mặt hàng tồn quá nhiều làm tăng chi phí vốn tồn kho, mặt hàng khác lại tồn quá ít không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, làm sụt giảm doanh số.
Để làm tốt điều này, chủ cửa hàng có thể tham khảo rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng đơn giản, dễ sử dụng với mức chi phí hợp lý.
Các phần mềm bán hàng sẽ cho ra các báo cáo về hàng hóa theo từng thời điểm cụ thể, chắc chắn sẽ hỗ trợ tích cực cho việc quản lý của các chủ cửa hàng.
Một phần mềm thông mình cần chủ động đưa ra các đề xuất nhắc nhở cho chủ biết: hàng nào sắp hết hàng, hàng nào tồn kho nhiều hơn, thấp hơn định mức để chủ biết và lên kế hoạch nhập hàng.
Báo cáo quản lý thu chi tiền bạc
Ông bà ta đã dạy “đồng tiền đi liền khúc ruột”. Phàm chuyện làm ăn, đụng đến tiền bạc là người ta đắn đo, cân nhắc kỹ lắm. Vậy nên, để quản lý được cửa hàng hiệu quả thì người chủ cửa hàng cần nắm được các chỉ số sau:
- Thu chi tiền bạc (bên kế toán người ta gọi là quản lý dòng tiền): Chủ cần nắm rõ tiền thu vào từ những nguồn nào bao gồm cả tiền ngoài bán hàng, chi cho những khoảng nào bao gồm ngoài mua hàng. Các khoản chi phí nào là cao nhất, chi phí nào chưa hợp lý cần tiết kiệm hoặc cắt bớt, khoản nào cần phải đầu tư thêm giúp người chủ kiểm soát cửa hàng tốt hơn, tránh thất thoát tiền.
- Báo cáo doanh thu, lãi lỗ: chủ shop cần nắm được doanh thu bán hàng của cửa hàng, doanh số và lãi gộp của từng ngành hàng, chi phí vận hành cửa hàng, để cuối cùng nắm được số lãi ròng của mình là bao nhiêu. Ngoài ra, chủ cửa hàng cũng cần nắm được số tiền “thực thu” để tránh bị gián đoạn dòng tiền.
- Chỉ số về hiệu quả đầu tư: Bao gồm các chỉ số về vốn tồn kho, công nợ với khách hàng, công nợ nhà cung cấp, tài sản cố định từ đó nắm được tổng tài sản đầu tư. Biết được tổng doanh số và tổng tài sản nghĩa là chủ sẽ biết được “một đồng tài sản tạo ra mấy đồng doanh số” để biết được hiệu quả đầu tư của mình.
Khi quản lý được tiền bạc tốt, chủ sẽ không còn những ý nghĩ như là: “sao thấy hàng này lời cũng nhiều, hàng bán cũng được mà sao không thấy tiền đâu hết”.
Báo cáo thu chi tiền bạc là một trong những báo cáo quản lý bán hàng quan trọng nhất của một cửa hàng.
Báo cáo về khách hàng
Ngoài các chuỗi cửa hàng và các cửa hàng bán lẻ lớn ra thì các cửa hàng vừa và nhỏ phần lớn chưa có sự quan tâm đúng mức đến việc lưu lại thông tin của khách mua hàng. Trong bán lẻ hiện đại, có thông tin khách hàng là điều bắt buộc để cửa hàng tồn tại và phát triển
Nhân viên của bạn sẽ luôn tìm ra các lý do cho việc không thu thập được thông tin khách hàng. Là chủ, bạn phải nghĩ ra cách để khách vui lòng để lại thông tin, và có chính sách hợp lý (bắt buộc) để nhân viên của mình xin thông tin của khách. Trách nhiệm của bạn tất nhiên là cần phải bảo mật các thông tin khách hàng như cam kết với khách, ko phát tán và không spam.
Thông tin khách hàng sau khi thu thập cần được phân loại theo các nhóm để có chính sách chăm sóc, ưu đãi, quảng cáo thúc đẩy bán hàng phù hợp.
Các cách phân loại truyền thống theo khu vực địa lý, giới tính, sinh nhật là chưa đủ. Ngày nay bạn cần thêm các thông tin như doanh số mua hàng của khách, khách mua một lần hay quay lại nhiều lần, những mặt hàng khách hay mua là gì để phân nhóm khách hàng tốt hơn, có chính sách ưu đãi (tích điểm, giảm giá phù hợp), tạo ra các chương trình bán hàng phù hợp nhắm đúng nhu cầu riêng biệt của từng nhóm. Giúp kéo khách quay lại cửa hàng và tạo ra nguồn doanh thu dự đoán được trước thay vì trông đợi chỉ vào khách vãng lai.
Phân loại khách hàng tốt cũng giúp tạo ra các chiến dịch marketing tốt với chi phí thấp. Tránh được tình trạng quảng bá cho nhầm đối tượng, làm cho chạy chương trình khuyến mãi mà doanh số vẫn không tăng.
Báo cáo giúp quản lý nhân viên bán hàng
Quản lý con người luôn là vấn đề đau đầu nhất. Để nhân viên bán hàng hoạt động tốt ngoài việc đào tạo kiến thức về sản phẩm và các kỹ năng mềm cần thiết, người chủ hoặc quản lý cửa hàng cần hiểu được tính cách của nhân viên, điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên và có những chính sách để động viên, khen thưởng phù hợp.
Đặc biệt, chủ cần theo dõi được kết quả công việc, hiệu quả công việc của từng nhân viên – trực tiếp nhất là thông qua doanh số bán hàng của từng người. Và cũng nên áp dụng chính sách thưởng doanh số để tăng thêm động lực bán hàng.
Chủ shop có thể click vào link để xem thêm kinh nghiệm về cách quản lý nhân viên bán hàng.
Trên đây là các báo cáo quản lý bán hàng mà chủ shop nào cũng cần biết để quản lý cửa hàng của mình hiệu quả hơn. Các bạn có thể trao đổi thêm với chúng tôi trên fanpage SUNO hoặc thông qua live chat của bộ phận hỗ trợ.
Chúc các shop luôn buôn may bán đắt!
