Trong kinh doanh, việc quản lý kho hàng là yếu tố cực kì quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành cửa hàng, doanh nghiệp. Excel từng là một phần mềm “có tiếng” trong việc quản lý hàng tồn kho, quản lý xuất nhập hàng. Tuy nhiên, giải pháp quản lý kho bằng excel liệu có mang lại thuận lợi cho chủ cửa hàng? Hay vẫn tồn tại những điểm khó khăn, chưa hợp lý.
Cùng SUNO.vn điểm qua những ưu và nhược điểm của phương pháp quản lý này nhé.
Ưu điểm
Về mặt ưu điểm, Excel ở VN “gần như là một phần mềm có thể cài đặt miễn phí” trên máy tính, vì đa phần dùng phần mềm cracked. Khi mua máy tính nhân viên kỹ thuật sẽ cài đặt sẵn phần mềm này cho bạn. Bởi vậy chi phí đầu tư cho phần mềm rất thấp, gần như chẳng tốn gì cả.
Ngoài ra Excel có thể giúp bạn quản lý số lượng hàng tồn, kiểm soát và thống kê được lượng hàng xuất, nhập trong kho, tính toán giá trị hàng tồn kho…. Bạn chỉ cần một nhân viên cẩn thận, trách nhiệm và biết sử dụng thành thạo excel là được.
Nhược điểm
Tuy có ưu điểm là vậy nhưng vẫn còn những nhược điểm khiến các nhà kinh doanh phải đau đầu khi quản lý kho bằng Excel.
Excel là một phần mềm offline, tức là không cần sử dụng internet vẫn sử dụng được. Mọi dữ liệu của bạn đều được lưu trữ trên máy tính. Và đây cũng chính là nhược điểm đầu tiên của phần mềm. Giả sử như một ngày nào đó máy tính của bạn bị hỏng, hoặc bị virus… nếu may mắn thì công việc của bạn sẽ chỉ bị gián đoạn, còn tệ hơn thì dữ liệu của bạn sẽ bị mất hoàn toàn.
Ngoài ra, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, người dùng phải thực sự hiểu biết về phần mềm mới có thể sử dụng tốt. Nếu bạn không biết gì về excel và nhân viên của bạn nghĩ ốm thì coi như đi tong :D.
Không những vậy, excel không thể giúp bạn lập hóa đơn, hạn chế với các thiết bị bán hàng…
Vậy… giải pháp là gì ?
Nắm được nhược điểm của Excel, nhiều chủ cửa hàng đã bắt đầu chuyển dần sang sử dụng các Phần mềm quản lý bán hàng POS. Những phần mềm này giúp họ quản lý cửa hàng quản lý kho tốt hơn.
Không cần phải có nhiều kiến thức để sử dụng phần mềm. Những phần mềm này thường hỗ trợ hầu hết các thiết bị bán hàng, quét mã vạch nên bạn không cần phải nhập liệu bằng tay, không bị nhầm lẫn.
Các công thức tính toán thậm chí là thống kê hàng hóa đều được các lập trình viên tạo dựng sẵn, chỉ cần biết sử dụng máy tính thì ai cũng có thể sử dụng được.
Ngoài ra phần mềm này còn có thể import hàng từ file Excel, quản lý hàng tồn kho theo mã hàng, in mã vạch, in tem … mà chi phí cũng vừa phải. Nhiều phần mềm còn hỗ trợ đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày, tha hồ cho các bạn khám phá nhé.
