Mở cửa hàng văn phòng phẩm – ý tưởng kinh doanh không còn mới nhưng chưa bao giờ là cũ. Bởi vì các trường học, công ty, trung tâm thương mại… vẫn đang mọc lên như nấm, kéo theo đó là nhu cầu về văn phòng phẩm luôn cần thiết và tăng cao. Nếu như bạn đang ấp ủ ý tưởng kinh doanh văn phòng phẩm nhưng không biết bắt đầu từ đâu, như thế nào thì tham khảo bài viết dưới đây của SUNO nhé!
Lên ý tưởng, kế hoạch kinh doanh:
Trước hết, để kinh doanh thành công, dù là trong bất kỳ lĩnh vực nào thì bạn luôn cần phải có một ý tưởng và kế hoạch cụ thể. Bạn muốn mở cửa hàng văn phòng phẩm thì cần phải có hiểu biết về lĩnh vực này. Bạn sẽ cần phải trả lời được các câu hỏi như: Khách hàng của bạn là ai? Nên bán lẻ cho học sinh, sinh viên hay giao sỉ cho các công ty? Nguồn vốn của bạn là bao nhiêu? Tìm nhà cung cấp sỉ giá gốc ở đâu? Ai có thể chia sẻ kinh nghiệm hay giới thiệu mối quen cho bạn? Vị trí mở cửa hàng ở đâu?
Ngoài ra, bạn chắc chắn cần phải nghiên cứu hiểu biết về thị trường, đối thủ, sản phẩm. Tìm hiểu chi tiết về các mặt hàng thông dụng, các mặt hàng thiết yếu và các mặt hàng hot mà cửa hàng văn phòng phẩm của bạn cần có. Học hỏi các đối thủ hiện tại về điểm mạnh, cái hay và điểm yếu của họ là gì để rút kinh nghiệm. Đảm bảo tốt các kiến thức về sản phẩm để có thể tư vấn cho khách hàng một cách tốt nhất.
Khi bạn đã hoàn thành ý tưởng, hãy viết ra kế hoạch chi tiết nhất có thể để từng bước thực hiện. Nên nhớ cần ghi chú kỹ lưỡng mọi khả năng mà bạn đang hình dung trong đầu mình và thậm chí là những trường hợp phát sinh thêm thì cũng cần được ghi lại. Bạn càng chuẩn bị kỹ càng bao nhiêu thì tỷ lệ thành công của bạn càng cao bấy nhiêu.
Lựa chọn mặt hàng và tìm kiếm nguồn hàng:
Bạn nên lựa chọn mặt hàng và nhập hàng theo một tỉ lệ nhất định để tạo nên sự đa dạng cho cửa hàng văn phòng phẩm. Tất nhiên khi mở cửa hàng văn phòng phẩm thì các mặt hàng văn phòng phẩm như giấy in, mực in, bút, đồ dùng văn phòng sẽ chiếm khoảng 50%. Ngoài ra thì bạn có thể nhập thêm các mặt hàng khác như quà lưu niệm, đồ handmade khoảng 20%, đồ chơi trẻ em khoảng 15%, đồ dùng học sinh khoảng 10% và phân bổ cho các mặt hàng còn lại mà bạn thấy nên nhập vì có thể bán được.
Đối với vật dùng văn phòng thì nên có các loại mặt hàng như sổ tay nhỏ lớn, nhật ký có khóa, giấy note nhiều kích thước, các loại bút nhiều màu, bút có đầu cảm ứng, bút có giấy highlight, bút có kèm ghi âm… Các vật dụng làm đồ handmade thì nên có giấy lụa, sợi thô, giấy nhăn, các loại giấy gói quà, thiệp, que kem, súng bắn keo, các loại keo nhiều màu sắc…
Mặt hàng đồ chơi trẻ em thì nên có các loại đồ chơi thông minh, phát triển não bộ như khối rucbic, xếp hình, rút gỗ, các bảng con vật dịch Anh-việt, búp bê, robot… Mặt hàng lưu niệm thì nên có túi xách, túi quà, hộp quà nhiều kích cỡ, nhiều màu sắc và hình dáng khác nhau. Các loại đồ lưu niệm dễ thương như hộp nhạc, ly đôi… Đồ dùng học sinh thì không thể thiếu sách, vở, hộp bút, màu vẽ, truyện, cặp, balo,… Càng nhiều mặt hàng thì bạn càng thu hút được nhiều tầng lớp khách hàng với các nhu cầu khác nhau.
Về việc lựa chọn thương hiệu sản phẩm thì hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhãn hiệu nổi tiếng và hàng hóa được ưa chuộng như: Máy tính Casio, Vinacal, Đông A, Văn phòng phẩm GSTAR, Văn phòng phẩm Horse, dụng cụ học sinh WinQ, Queen, bút viết UNI, bút viết MG, văn phòng phẩm Deli, tập vở Tương Lai (Future Book), tập vở Hải Tiến, văn phòng phẩm Hand, Marco, kệ, rổ nhựa Mica Xukiva…..Bút Thiên Long, file bìa hồ sơ Flexoffice của tập đoàn Thiên Long. Nếu ở Hà Nội thì có phố Chả cá tập trung nhiều cửa hàng văn phòng phẩm bán buôn, giá rẻ.
Bạn có thể tham khảo thử: Top 10 địa chỉ cung cấp văn phòng phẩm giá gốc ở Hà Nội và TP. HCM.
Tính toán nguồn vốn đầu tư:
Tùy theo từng quy mô cửa hàng mà bạn muốn mở sẽ có những số vốn tương ứng khác nhau. Các khoảng chi tiêu ban đầu cần bỏ ra bao gồm các chi phí như: tiền nhập hàng, tiền đặt cọc, tiền thuê mặt bằng; tiền sửa chữa, trang trí nội thất, cơ sở vật chất bên trong cửa hàng (đèn, bàn, tủ kệ trưng bày,…); tiền thuê nhân sự; tiền mua các thiết bị, công cụ, dụng cụ hỗ trợ cho việc bán hàng (phần mềm quản lý bán hàng, các thiết bị cửa hàng như máy tính tiền, máy in mã vạch, hóa đơn,…); vốn dự phòng cho ít nhất 3 tháng đầu kinh doanh.
Nếu bạn muốn mở cửa hàng văn phòng phẩm với quy mô cửa hàng từ 20m2 – 40m2 thì vốn đầu tư ban đầu tầm từ 70 -100 triệu. Còn nếu bạn muốn mở cửa hàng văn phòng phẩm với quy mô từ 100 m2 trở lên thì số vốn ít nhất phải từ 200 triệu trở lên. Với quy mô này có thể xem như siêu thị văn phòng phẩm bán lẻ tầm trung. Còn nếu bạn đang có ý định mở chuỗi cửa hàng văn phòng phẩm với các mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại thì vốn kinh doanh có thể lên đến 2 tỷ đồng.
Có thể ban đầu bạn đang có vốn ít và cần phải tích lũy cũng như xoay vòng liên tục để tái đầu tư vào việc nhập hàng hóa thì bạn chắc chắn phải cân nhắc kỹ lưỡng cho số vốn mình bỏ ra. Bởi vì thời gian kinh doanh và quá trình tích lũy để bạn có thể lấy lại được vốn phải từ 6 tháng – 1 năm, cũng như bắt đầu sinh lợi nhuận và phát triển hơn trên thị trường thì cũng phải từ 1 năm trở lên.
Lựa chọn địa điểm mở cửa hàng văn phòng phẩm:
Đối với những ai định kinh doanh văn phòng phẩm online thì có thể chưa cần quan tâm lắm đến việc nghiên cứu về địa điểm mở cửa hàng văn phòng phẩm. Tuy nhiên, về lâu dài thì chắc chắn bạn cũng nên mở cửa hàng offline để khách hàng có thể đến tận nơi xem và lựa chọn nhiều mặt hàng hơn. Khi bắt đầu lựa chọn địa điểm mở cửa hàng văn phòng phẩm thì nên xem xét đến các điều kiện như nằm gần trường học, siêu thị, trung tâm thương mại, công ty,… sẽ là lợi thế.
Bởi vì cửa hàng cần phải đặt ở những nơi có nhiều nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm như người làm văn phòng, học tập, sinh viên, giáo viên, kỹ sư… Vị trí nên gần mặt đường, rộng rãi, phô bày được hết mặt hàng cần thiết để thu hút khách hàng. Cần phải có diện tích rộng rãi để giữ xe, nếu nằm đối diện trường học hoặc ngay trung tâm dân cư hoặc gần các công ty thì càng tốt.
Nếu bạn đang tập trung bán lẻ thì không cần đặt vị trí ở gần các công ty lớn vì họ thường lấy với số lượng sỉ lớn từ các chỗ bỏ sỉ hơn là đi mua tại tiệm. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là bạn không có có khả năng kiếm mối từ những công ty lớn, chỉ cần bạn có quen biết hay các mối quan hệ. Và cũng còn tùy thuộc vào giá cả mà bạn đưa ra nữa.
Tuyển dụng nhân sự và pháp lý:
Với cửa hàng văn phòng phẩm có quy mô nhỏ, bạn chỉ cần tuyển một quản lý, một kế toán – thu ngân và khoảng hai nhân viên bán hàng. Sau này bạn có thể tuyển thêm nhân viên tùy theo sự phát triển của cửa hàng văn phòng phẩm. Nhưng dù cửa hàng lớn hay nhỏ thì bạn vẫn cần xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tác phong nhanh nhẹn, có kỹ năng tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng. Nhân viên tuyển vào nên có các tiêu chí như tác phong chuyên nghiệp, ý thức và trách nhiệm với công việc được giao. Ví dụ: luôn vui vẻ với khách hàng, biết chăm sóc, vệ sinh hàng hóa, biết lắng nghe…
Về mặt pháp lý, sau khi đã có được mặt bằng, bạn cần đến phường, xã nơi bạn định mở cửa hàng để làm các thủ tục khai báo. Nếu là cửa hàng thì bạn chỉ cần đóng thuế khoán dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể. Còn nếu bạn lựa chọn kinh doanh lớn, đối tác là các doanh nghiệp lấy số lượng lớn thì nên đăng ký hình thức công ty, có giấy phép đăng ký kinh doanh để có thể xuất hóa đơn đỏ thay vì qua bên trung gian.
Bày trí và trang bị công cụ, thiết bị hỗ trợ quản lý, bán hàng cho cửa hàng:
Nếu là cửa hàng bán lẻ thì cách bài trí sản phẩm sẽ rất cần thiết và quan trọng. Bạn cần thiết kế tủ kệ phù hợp để trưng bày, đảm bảo sản phẩm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ mua. Đối với cửa hàng nhỏ bạn nên có hai kệ giá chạy dài bên cạnh tường, và một giá ở giữa, tạo thành lối đi hai bên. Tùy từng diện tích, bạn có thể để thành nhiều giá nhưng mỗi giá các bạn nên để tầm 1,5m – 2m sẽ giúp cho việc vận chuyển hàng hóa dễ dàng hơn. Tủ kính đựng văn phòng phẩm có thể để ngay ở đằng trước, tạo thành quầy thu ngân.
Vì các mặt hàng văn phòng phẩm rất đa dạng về chủng loại, kiểu dáng cũng như màu sắc, nên bạn có thể cần đến một giải pháp để quản lý cửa hàng hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn, không mất nhiều thời gian trong việc cộng sổ sách (nhiều khi không chính xác), mất thời gian trong việc kiểm kê hàng hóa. Và giải pháp đó chính là một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin về lượng hàng tồn kho, theo dõi doanh thu, lãi lỗ chính xác, thanh toán nhanh cho khách hàng để giải phóng hàng đợi thanh toán, bán hàng chính xác giá – không nhầm lẫn giá cả, quản lý nhân viên từ xa khi không có mặt tại cửa hàng, nâng cao hình ảnh thương hiệu của cửa hàng… Đồng thời, bạn nên kết hợp phần mềm quản lý bán hàng cùng với các thiết bị hỗ trợ bán hàng như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, máy đếm tiền, ngăn đựng tiền,…nhằm rút ngắn, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả, năng suất bán hàng.
Quảng bá và phát triển:
Về loại hình kinh doanh này thì bạn chỉ cần tạo website và Facebook rồi quảng cáo, đa số người có nhu cầu sẽ thông qua công cụ tìm kiếm để tự động tìm đến đến cửa hàng của bạn. Nếu bán online thì bạn nên tập trung cho khách sỉ, công ty đặt hàng với số lượng lớn. Đối với cửa hàng offline thì bạn có thể sử dụng phương pháp marketing truyền thống. Đó là phát tờ rơi tại các công ty, xí nghiệp, trường học gần khu vực của bạn. Dù ở ngành nào hãy lĩnh vực nào cũng luôn có những chương trình ưu đãi cho khách hàng. Nên có nhiều chương trình khuyến mãi, giảm giá với những mặt hàng mới lạ. Áp dụng vào các dịp lễ tết để đẩy mạnh doanh thu văn phòng phẩm.
Ngoài ra để kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm thành công, bạn nên tạo cho cửa hàng mình một sức hút riêng để thu hút khách hàng. Tạo dựng uy tín với khách hàng bằng chất lượng sản phẩm cùng giá cả phải chăng. Không gian cửa hàng cần thoáng mát, có chỗ gửi xe, gửi đồ, không gò bó về thời gian. Trang trí nổi bật bằng mặt bằng kiếng để khách hàng có thể thấy được tối ưu sản phẩm mình cần. Thái độ phục vụ niềm nở cùng tác phong chuyên nghiệp của nhân viên cũng là yếu tố để thu hút và giữ chân khách hàng. Đồng thời nên có chính sách chăm sóc khách hàng hiệu quả như chương trình thành viên, tích điểm dành cho những khách hàng thân thiết.
Tùy theo định hướng của cá nhân mà mỗi người sẽ có những lựa chọn, cách mở cửa hàng văn phòng phẩm khác nhau. Tuy nhiên SUNO vẫn hy vọng có thể chia sẻ thêm một số thông tin, kinh nghiệm về việc mở cửa hàng văn phòng phẩm để giúp ích phần nào cho các bạn. Chúc mọi người kinh doanh thành công!
