Hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ hay mới thành lập đều mắc ít nhất một trong những sai lầm về sổ sách kế toán như dưới đây. Nguyên nhân dẫn đến sai lầm cũng không có gì làm lạ. Vốn dĩ với vai trò chủ doanh nghiệp, nhiều người thường muốn tham gia vào mọi hoạt động điều hành, kinh doanh. Tuy nhiên, không phải ai cũng là chuyên gia trong mọi lĩnh vực.
Người chủ doanh nghiệp có thể làm rất tốt trong việc lập chiến lược, quản lý nhân viên nhưng về kế toán thì lại không. Thực tế, việc xử lý các vấn đề liên quan đến sổ sách kế toán đòi hỏi trình độ chuyên môn nhất định, nhất là các báo cáo thuế. Đã từng có nhiều trường hợp các doanh nghiệp “sai một li, đi một dặm” dẫn đến thất bại nặng nề. Thế nên, SUNO sẽ chia sẻ những sai lầm về sổ sách kế toán mà các chủ doanh nghiệp thường mắc phải để có thể phòng tránh hay khắc phục.
1. Sai lầm về sổ sách kế toán từ việc ghi chép sai, chậm trễ hoặc không đối chiếu dữ liệu:
Thông thường, chủ doanh nghiệp luôn bận rộn vì có hàng tá công việc cần giải quyết ngay. Vì thế đôi khi bạn không thực hiện việc ghi chép hay nhập liệu sổ sách kế toán trong một khoảng thời gian. Hoặc bạn không đối chiếu số liệu kinh doanh, kiểm tra các báo cáo của nhân viên. Điều này có nghĩa là bạn không hề cập nhật báo cáo tài chính và các báo cáo khác. Từ đó dẫn đến bạn bị thiếu thông tin đầy đủ và chính xác thì để ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
Chẳng hạn, quyết định tiêu tiền khi không đủ thông tin có thể dẫn đến việc ngân sách bị âm hoặc giảm lợi nhuận. Nguyên nhân do có những hoá đơn bị lờ đi hay chưa cập nhật vào. Việc không cập nhập số liệu tài chính cũng rất dễ dẫn đến trục trặc, khó khăn khi bạn muốn nhập thêm nguyên vật liệu, hàng hóa.
2. Sai lầm về sổ sách kế toán do không coi các báo cáo là công cụ:
Các cuốn sổ hay file báo cáo không chỉ là công cụ cho việc nhập dữ liệu tài chính mà nó còn nói cho bạn biết bạn rằng bạn đang lời hay lỗ. Bạn đang còn bao nhiêu tiền trong tài khoản ngân hàng. Vì thế, sẽ là sai lầm lớn nếu bạn không tận dụng hết những lợi ích từ báo cáo kinh doanh có được thông qua số liệu tài chính. Các báo cáo như công nợ quá hạn, các khoản phải chi trả, báo cáo lợi nhuận, báo cáo đơn hàng,… của doanh nghiệp.
Thậm chí, những báo cáo này có thể chỉ ra cho bạn thấy vấn đề đang nằm ở đâu. Từ đó bạn có thể quản trị được dòng tiền hiệu quả. Nếu bạn lười và hay bỏ qua những báo cáo này hoặc bạn không thể đọc hiểu hết được thông số trong đó sẽ có thể dẫn đến nhiều sai lầm trầm trọng.
3. Lẫn lộn giữa tài chính doanh nghiệp và cá nhân
Một trong những lỗi phổ biến mà các chủ doanh nghiệp thường mắc phải là lẫn lộn tài chính của công ty với tài chính cá nhân. Hãy duy trì các tài khoản này riêng biệt và hoàn toàn độc lập với nhau. Như vậy mới có được thông tin chính xác về những khoản thu/chi cho công việc kinh doanh và khoản thu/chi dùng cho mục đích cá nhân.
Chi phí đi công tác với những hóa đơn nhà hàng khi gặp đối tác thì còn có thể hiểu được. Nhưng các phí như vé xem phim, mua quần áo,… được thể hiện trên bảng sao kê của tài khoản công ty thì thật khó chấp nhận. Đành rằng, đó là tiền từ công ty của bạn nhưng việc không rạch ròi sẽ khiến kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng.
Lợi nhuận từ công ty cứ được lấy ra dùng cho đời sống riêng của người chủ thay vì để tái đầu tư phát triển doanh nghiệp. Xét trên dài hạn thì điều này là không nên. Tốt hơn hết là duy trì các tài khoản riêng rẽ. Như vậy sẽ giúp người chủ doanh nghiệp nhìn công việc kinh doanh của mình như một thực thể độc lập, thay vì là một máy ATM.
4. Không giữ lại các hoá đơn:
Bất kế các hoá đơn là dạng điện tử hay hoá đơn giấy, chúng đều cần được lưu lại. Các hoá đơn chứng từ là rất cần thiết cho việc khắc phục bất kỳ sự thiếu sót hay nhầm lẫn nào trong ghi chép sổ sách kế toán. Chúng cũng vô cùng có ích cho việc tính chi phí được loại trừ và giảm thuế khi đến thời gian quyết toán.
Quan trọng hơn nữa, khi cơ quan thuế kiểm tra, hoá đơn chứng từ sẽ là bằng chứng cho các con số trên báo cáo tài chính. Nếu thiếu hoá đơn chứng từ, cơ quan thuế có thể không công nhận việc khấu trừ chi phí, dẫn đến số thuế phải nộp cao hơn, thậm chí có thể dẫn đến phạt.
5. Tính toán sai lầm về sổ sách kế toán:
Trong lúc vội vàng ghi nhận sổ sách sau một ngày dài, lỗi tính toán có thể dễ dàng xảy ra, ngay cả khi bạn dùng các giải pháp tính toán tự động. Việc tính toán sai cũng có thể là kết quả của việc ghi nhận thông tin vào nhầm tài khoản, hoặc đơn giản là gõ nhầm.
Khi lỗi này kết hợp với lỗi số 1 ở trên, thảm hoạ tài chính có thể không xa. Vì những lỗi tính toán sai này có thể bị lờ đi hàng nhiều tháng trời nếu chúng không được thường xuyên kiểm tra. Bỗng nhiên, một lỗi tính toán dẫn tới cả loạt sai sót về kế toán, dẫn đến những vấn đề lớn hơn nữa.
6. Chỉ tập trung vào ngắn hạn:
Với vô số công việc hàng ngày của việc vận hành một doanh nghiệp, bạn rất dễ chỉ chú tâm đến ngắn hạn và hoàn toàn quên mất hình dung về tương lai. Kế toán không chỉ có việc là ghi chép sổ sách hiện tại. Kế toán còn là dự báo về tăng trưởng tương lai và nhìn ra những rủi ro về tài chính phát sinh từ những quyết định tài chính hiện tại.
Với nhu cầu dự đoán trước tương lai, có rất nhiều vấn đề cần xem xét, bao gồm các vấn đề kế toán dài hạn và các cơ hội tăng trưởng cho công ty. Bạn cũng nên chú ý tới các vấn đề về hoạt động, ví dụ như cần bổ sung nhân sự kế toán để đảm bảo công việc khi quy mô công ty mở rộng.
7. Thuê nhân sự không phù hợp, thiếu kinh nghiệm:
Thật ra, việc cố gắng tiết kiệm tiền thuê nhân viên kế toán, hoặc thuê nhân sự chưa đủ kinh nghiệm, năng lực có thể gây ra những hậu quả lâu dài cho doanh nghiệp của bạn. Việc này có thể xảy ra khi nhân sự được thuê không biết cách phân loại đúng chi phí. Hoặc không biết cách ghi nhận sổ sách, không hiểu biết về luật thuế, bao gồm cả việc cái gì được ghi nhận vào chi phí doanh nghiệp và cái gì thì không.
Người làm kế toán chuyên nghiệp có thể giúp người chủ doanh nghiệp tránh dược những sai sót nghiêm trọng này. Do đó người chủ doanh nghiệp cần nắm được những yêu cầu nhất định đối với nhân sự kế toán. Qua đó mới có thể tuyển được người có đủ năng lực và phù hợp nhất.
8. Không tìm kiếm sự giúp đỡ:
Không có gì đáng ngại khi phải thừa nhận rằng bạn không phải là chuyên gia trong lĩnh vực kế toán. Với công việc kế toán, hãy tìm kiếm người làm chuyên nghiệp, để họ phụ trách cho bạn việc xuất hoá đơn cho khách hàng và các công việc khác, giúp bạn dành toàn tâm toàn ý cho lĩnh vực mà bạn có sở trường. Nếu lúc khởi đầu, bạn muốn tự làm để tiết kiệm chi phí nhân sự thì khi công việc kinh doanh tăng trưởng, bạn nên chuyển từ phương thức tự làm sang phương án thuê nhân sự.
9. Tiết kiệm chi phí nên không chịu mua phần mềm giúp quản lý tài chính, kế toán:
Khi mới thành lập, một số chủ doanh nghiệp thường bỏ qua việc sử dụng phần mềm giúp quản lý tài chính, kế toán. Thay vào đó, họ thường dùng file excel hay sổ sách và nhập liệu một cách thủ công. Việc vận hành như vậy có thể gây sai sót, không chuẩn, dẫn đến khả năng báo cáo cũng bị sai theo. Từ đó có thể khiến chủ doanh nghiệp đưa ra những quyết định không được tối ưu.
