Quản lý kho hàng thời trang là một công việc vô cùng quan trọng đối với mỗi cửa hàng. Bởi vì đặc thù của sản phẩm ngành thời trang rất đa dạng về chủng loại, màu sắc, kích cỡ… Đã vậy, cùng một kiểu dáng, màu sắc nhưng chất liệu vải khác nhau cũng dễ bị lẫn lộn. Chưa kể đến có những sản phẩm quần áo theo xu hướng, vòng đời ngắn, nếu như các chủ cửa hàng không lưu tâm đặc biệt đến thì có thể bị tồn kho quá lâu và không thể tiêu thụ vào mùa sau.
Do đó, công việc kiểm kho thời trang cũng trở nên phức tạp, và nếu không có một quy trình hợp lý thì rất dễ khiến thao tác kiểm kho gặp nhiều sai sót, số liệu không đúng với thực tế. Vậy phải làm sao để quản lý hệ thống tồn kho giúp cho việc tìm hàng hóa được dễ dàng, tiết kiệm thời gian và công sức. Làm sao để giữ mức tồn kho đủ và đảm bảo hàng hóa khi cần thiết, đồng thời giảm thiểu tình trạng tồn đọng hàng quá nhiều hoặc hàng hóa lỗi thời không sử dụng được.
Có lẽ đây là bài toán làm đau đầu không ít nhà quản lý, đặc biệt là các chủ cửa hàng thời trang mới mở, chưa có nhiều kinh nghiệm. Nhưng đừng lo, đã có 7 phương pháp hữu hiệu dưới đây mà chủ cửa hàng chỉ cần áp dụng theo thì đảm bảo quản lý kho hàng thời trang luôn hiệu quả.
1. Phân loại hàng hóa theo từng nhóm:
Trước hết, đối với cửa hàng thời trang thì phương pháp đầu tiên không thể không làm, đó chính là phân loại hàng hóa. Bạn nên phân loại hàng hóa theo từng nhóm, ví dụ như nhóm Áo, Quần, Đầm, Váy,… Mỗi nhóm sẽ là các sản phẩm có cùng chủng loại, màu sắc, kích cỡ, chất vải… Tiếp đến, từ nhóm bạn có thể phân loại theo các thuộc tính nhỏ hơn trong nhóm đó, ví dụ như Áo thì có Áo thun, Áo sơ mi, Áo len, Áo khoác,… Mỗi nhóm và loại hàng hóa phải được xếp gọn gàng, để ở từng nơi riêng nhất định.
2. Quy định mã vạch và in lên sản phẩm:
Với mỗi nhóm, phải quy ước một mã vạch tương ứng. Mã vạch này có chức năng rất lớn trong việc nhận diện đặc điểm sản phẩm và sẽ đi cùng sản phẩm trong suốt lịch sử giao dịch sau này. Nhờ có mã vạch mà bạn có thể cập nhất liên tục các thông tin về sản phẩm như kích cỡ, màu sắc,… Và nó cũng là cơ sở để so sánh khi thực hiện kiểm kê hàng hoá trong kho. Để tiếp cận được thông tin tồn kho, người quản lý phải tiến hành dán mã vạch lên các mặt hàng trong kho.
Mã vạch sản phẩm sẽ được đánh theo từng nhóm hàng, lô hàng, mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần, đây là cách quy định mã vạch phổ biến nhất. Sau khi gắn mã vạch lên sản phẩm, sử dụng máy quét mã vạch và phần mềm quản lý bán hàng để nhận dạng và lưu trữ mã vạch của sản phẩm lên phần mềm. Nhờ vậy, mỗi khi muốn tra cứu nguồn gốc, thông tin về sản phẩm thì bạn có thể tìm được một cách chính xác. Đây chính là phương pháp quản lý tồn kho tiêu chuẩn và hiệu quả trong ngành bán lẻ thời trang.
3. Sắp xếp hàng hóa trong kho hợp lý:
Sắp xếp hàng hóa trong kho hàng một cách khoa học, hợp lý và trật tự không chỉ hỗ trợ tốt cho việc lấy hàng được nhanh chóng mà còn tiện lợi cho việc kiểm kho trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian và sức lực, diện tích kho bãi, từ đó giúp quản lý kho hàng thời trang hiệu quả. Kho hàng cần cố gắng bố trí một lối đi để tiện lợi và dễ dàng hơn trong quá trình di chuyển để kiểm kho.
Tiếp theo, đối với từng mặt hàng, cần bài trí làm sao cho mã vạch lộ ra ngoài để chỉ cần sử dụng máy đọc mã vạch và di chuyển dọc theo lối đi là đã có thể kiểm kho chính xác và nhanh chóng. Vì vậy, các chủ cửa hàng cần quan tâm tới việc sắp xếp các mặt hàng trong kho theo lô và từng khu vực vị trí. Ví dụ quy định khu vực 1 thì tất cả các kệ dành để xếp mặt hàng áo, khu vực 2 cho quần, khu vực 3 cho váy và đầm…
4. Kiểm kê kho hàng thời trang định kỳ:
Vì nhiều yếu tố khác nhau, hàng hoá trong kho vẫn có thể xảy ra thất thoát. Do đó, để kiểm soát được việc thất thoát này, các chủ cửa hàng cần so sánh số lượng thực tế trong kho và số lượng tồn theo số liệu được ghi chép. Bất kỳ chênh lệch nào cần được làm rõ để tìm ra nguyên nhân, tránh lặp lại thất thoát trong những lần sau. Đồng thời, kiểm kho định kỳ cũng giúp các chủ cửa hàng nắm bắt được tình trạng kho hàng. Từ đó đưa ra các quyết định nhập/xuất, hoặc khuyến mãi giảm giá với các sản phẩm có lượng tồn nhiều. Ngoài ra, cũng có thể gắn những tờ note để ghi rõ tên hàng hóa và số lượng lên mỗi kệ hàng, sẽ tiện lợi hơn trong việc tìm kiếm mỗi mặt hàng khi cần thiết.
5. Yêu cầu nhân viên tuân thủ quy định kho hàng:
Nhân viên bán hàng, nhân viên kho cần được đào tạo về phương pháp quản lý kho hàng, và yêu cầu tuân thủ các quy định của cửa hàng về quản lý kho. Đặc biệt là cần phải có quy định cấm người lạ hoặc không có phận sự vào kho. Chỉ khi đó, các phương pháp mà chúng ta áp dụng mới phát huy được tối đa hiệu quả trong việc quản lý kho hàng thời trang.
Ví dụ, khi đã phân lô khu vực hàng hóa trong kho, nhân viên kho khi nhập hàng cần sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí đã được quy định. Hoặc khi lấy hàng ra hoặc để lại hàng trả của khách hàng cũng cần tuân thủ đúng vị trí được sắp xếp, giúp thuận tiện cho việc tìm lại sản phẩm sau này. Đặc biệt, cần có biên bản rõ ràng cho mỗi lần thực hiện bất cứ công đoạn nào trong kho, dù là nhập, xuất, trả hàng hay kiểm hàng.
6. Gắn chip điện tử vào từng mặt hàng trong kho:
Chip điện tử là phương pháp phổ biến để chống mất cắp hoặc thất thoát tồn kho một cách chính xác. Nó có khả năng xác định nguồn gốc sản phẩm, cho phép các nhà bán lẻ biết chính xác những mặt hàng nào còn tồn kho. Các công ty sẽ không sợ giao nhầm hàng và dễ dàng thống kê số sản phẩm đang kinh doanh của cả cửa hàng. Những chip này rất dễ gắn vào mặt hàng quần áo và khó có thể bị lấy ra nếu không dùng đến thiết bị liên quan.
Thông thường chúng được kích hoạt bằng cảm biến gần cửa ra vào, chuông cảnh báo sẽ réo lên nếu món hàng thoát khỏi kho. Như vậy, chủ cửa hàng có thể dễ dàng quản lý mặt hàng tồn kho với độ chính xác cao nhất. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là chi phí đầu tư rất cao, không phù hợp với các cửa hàng có quy mô nhỏ lẻ tới trung bình tại Việt Nam.
7. Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý kho:
Sử dụng phần mềm bán hàng hỗ trợ quản lý kho là một trong những cách giúp đơn giản hóa và quản lý kho hàng thời trang hiệu quả tối ưu nhất. Phần mềm bán hàng chuyên nghiệp không những giúp bạn quản lý bán hàng mà còn dễ dàng kiểm soát tồn kho. Bạn có thể dùng phần mềm kết nối với các loại máy đọc mã vạch không dây giúp nhân viên có thể di chuyển đến mọi ngóc ngách trong kho và thao tác một cách nhanh chóng, đơn giản. Từ đó giảm thiểu tối đa thời gian kiểm kho hay giúp tốc độ xử lý giao dịch nhanh hơn cho các cửa hàng thời trang.
Có thể nói đây là một giải pháp giúp chủ shop giải quyết được bài toán về việc vừa quản lý kho hàng hiệu quả vừa kết hợp với việc bán hàng một cách nhanh chóng. Nhờ vậy mà hạn chế tối đa tỉ lệ thất thoát, sai lệch hàng hóa đồng thời bạn có thể yên tâm bán hàng, không lo việc không nắm rõ tình trạng sản phẩm đó còn hàng hay không. Qua đó sẽ giúp bạn tăng doanh số bán hàng ngày càng cao hơn.
Dùng thử miễn phí Phần mềm quản lý bán hàng Suno.vn giúp quản lý mọi mặt của cửa hàng một cách Siêu đơn giản, Siêu hiệu quả
