Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng đối với một cửa hàng bán lẻ. Quản lý kho hàng không đúng cách có thể làm giảm doanh số bán hàng, tạo trải nghiệm không tốt cho khách hàng và bị “giam vốn”…
Quan trọng là vậy nhưng không ít chủ cửa hàng vẫn mắc sai lầm trong khâu quản lý hàng hóa. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất:
Chỉ quản lý theo kiểu thủ công
Đây là điều vẫn thường thấy ở các cửa hàng kinh doanh theo kiểu truyền thống. Việc quản lý hàng hóa chỉ được thực hiện theo cách thủ công với một tờ giấy và một cây viết. Thậm chí có nhiều người còn không thèm viết ra mà chỉ nhẫm trong đầu. Đó là sai lầm rất lớn.
Thử nghĩ xem, đối với một hai mặt hàng, chúng ta còn có thể ghi nhớ được. Nhưng liệu với vài chục, vài trăm mặt hàng thì bạn có thể quản lý hết chỉ bằng cách thủ công hay không? Bạn có biết sản phẩm nào còn bao nhiêu? Sản phẩm nào sắp hết hàng? Sản phẩm nào tồn kho lâu? Sản phẩm nào bị mất trộm?… Đó là chưa kể việc tính toán bằng tay có thể khiến bạn tốn rất nhiều thời gian, lại còn dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót.
Cách khắc phục: Sử dụng phần mềm Excel để quản lý kho hoặc đơn giản hơn nữa là tìm cho mình một Phần mềm quản lý bán hàng phù hợp.
Không kiểm kê hàng hóa thường xuyên
Cách dễ dàng nhất để nắm được các vấn đề về hàng tồn kho là thường xuyên theo dõi và kiểm kê hàng hóa. Tuy nhiên nhiều chủ cửa hàng rất ít khi, thậm chí là không bao giờ kiểm kê lại hàng tồn kho của mình.
Nếu một năm bạn mới kiểm kê hàng hóa của mình một lần, bạn có biết được số hàng thất thoát rơi vào thời điểm nào hay không? Nếu lúc đó bạn nhận thấy hàng tá hàng hết hạn vẫn đang nằm trong kho thì thế nào?…
Cách khắc phục: Kiểm kê hàng hóa tối thiểu mỗi tháng một lần, hoặc tốt hơn là 2 tuần 1 lần. Xem thử số lượng hàng hóa có khớp với những dữ liệu lưu trong excel hoặc Phần mềm quản lý bán hàng hay không. Như vậy, bạn sẽ sớm phát hiện những vấn đề xảy ra với hàng hóa của mình để có thể xử lý kịp thời.
Kho hàng thiếu tổ chức
Một số chủ cửa hàng khác lại có thói quen bày biện hàng hóa khắp nơi. Cứ có chỗ nào còn trống là họ lại nhét thêm hàng vào, khiến cho kho hàng trở nên bừa bộn, thiếu tổ chức.
Với một kho hàng thiếu tổ chức, có thể bạn sẽ gặp nhiều vấn đề như: phải tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm hàng hóa, khó di chuyển khi lấy hàng, chuột bọ cắn phá hàng, không kiểm soát được hàng lâu ngày…
Cách khắc phục:
- Sắp xếp hàng hóa thông minh hơn (Ví dụ: Hàng bán chạy đặt ở vị trí dễ lấy).
- Dán nhãn hoặc treo biển cho mỗi khu vực trong kho để dễ dàng tìm kiếm hàng hóa (Khu A: Mì gói, bún khô; Khu B: Xà phòng, dầu gội, sữa tắm…).
- Sử dụng kệ cao để tận dụng không gian kho một cách hiệu quả nhất.
- Tạo lối đi đủ rộng, đảm bảo không gian làm việc cho nhân viên ( các công việc như kiểm kho, sắp xếp hàng, chuyển hàng, nhập hàng…)
Đọc thêm: Quản lý tốt hàng tồn kho – cách tiết kiệm chi phí cho cửa hàng
