Môi trường bán lẻ ngày càng chịu nhiều cạnh tranh, đặc biệt với sự thâm nhập của các chuổi bán lẻ nước ngoài. Các cửa hàng bán lẻ truyền thống muốn tồn tại và phát triển thì cũng phải thay đổi cách thức quản lý cửa hàng của mình, theo hướng hiện đại hơn chuyên nghiệp hơn, đặc biệt với các cửa hàng muốn phát triển thành chuỗi. Do vậy chủ cửa hàng nên cân nhắc áp dụng các quy trình vào quản lý cửa hàng của mình.
Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng các cửa hàng bán lẻ có quy trình hoạt động giúp tạo ra trải nghiệm mua hàng tốt hơn hẳn các cửa hàng bán lẻ không có quy trình – mà như bạn biết đấy, trải nghiệm mua hàng tốt là yếu tố sống còn để kéo khách quay lại cửa hàng, tạo nguồn doanh thu ổn định cho cửa hàng.
Dưới đây Suno.vn chia sẻ các quy trình cần có của một cửa hàng và cách thức xây dựng. Các shop tùy theo mô hình hoạt động của mình sẽ có các gia giảm tương ứng cho phù hợp.
Các quy trình hoạt động cần có để tạo sự hài lòng cho khách hàng:
- Quy trình đón tiếp khách hàng
- Quy trình tìm hiểu nhu cầu khách hàng
- Quy trình giới thiệu sản phẩm
- Quy trình bảo hành
- Quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng
- Quy trình chăm sóc khách hàng thân thiết
Các quy trình cần có để quản trị được kết quả tài chính:
- Quy trình mua hàng của nhà cung cấp
- Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
- Quy trình nhập hàng
- Quy trình kiểm kê
- Quy trình thu ngân
Các cách để xây dựng quy trình hoạt động cửa hàng
1. Cửa hàng tự xây dựng các quy trình
Thực tế thì các cửa hàng để vận hành được thì cũng đã có các quy định tối thiểu rồi. Điều khác là có thể các quy định này được truyền miệng từ chủ đến nhân viên theo kinh nghiệm tự phát, chưa được hệ thống thành các văn bản nên chưa chuẩn.
Để tổ chức lại, chủ hoặc quản lý cửa hàng nên đưa ra các quy trình cần xây dựng, có thể tham khảo từ danh sách các quy trình được liệt kê ở trên. In ra thành văn bản, rồi họp lại với nhân viên, đón nhận phản hồi, thống nhất các ý kiến rồi phát hành chính thức.
Lưu ý khi phát hành, nhân viên cần đọc, hiểu, và ký nhận vào biên bản.
Sau một thời gian áp dụng vào vận hành, có thể điều chỉnh lại quy trình cho phù hợp hơn và ban hành lại. Dần dần thì cửa hàng cũng sẽ có một bộ quy trình hoàn thiện. Cách này tuy chậm, nhưng đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế tại cửa hàng.
2. Thuê chuyên viên tư vấn có kinh nghiệm
Bằng cách thuê chuyên viên tư vấn, chủ shop có thể nhanh chóng chuẩn hóa hoạt động cửa hàng. Các chuyên viên bán lẻ có kinh nghiệm đã kinh qua nhiều công việc ở các vị trí khác nhau, nên cho bạn nhiều góc nhìn mới, nhiều chỉ số chuẩn trong ngành để bạn giám sát cửa hàng tốt hơn.
Tuy nhiên có rủi ro là một số chuyên gia chỉ chuyên trong 1 số ngành hẹp, muốn áp đặt kinh nghiệm và mô hình có sẵn cho bạn mà kinh nghiệm của họ có thể không phù hợp với mô hình của bạn.
Thực tế thì bạn nên áp dụng đồng thời cả 2 cách trên. Một mặt, bạn có thể tận dụng được hiểu biết của các chuyên gia, mặt khác, chính là bạn chứ không phải ai khác hiểu về cửa hàng của mình, khách hàng mà mình đang phục vụ và cũng đã có các quy trình hoạt động sơ bộ lâu nay. Sự kết hợp này cho phép bạn nhìn ra các điểm còn thiếu của cửa hàng mình, đồng thời gạt bỏ các quy trình không phù hợp từ các chuyên gia, lại rút ngắn thời gian triển khai áp dụng quy trình.
Suno.vn chúc các shop buôn may bán đắt!
