Hiện nay ở nước ta, đa số các chủ doanh nghiệp vẫn có thói quen quản lý hàng tồn kho theo phương pháp thủ công, vì thế dễ dẫn đến tình trạng thời điểm giao dịch và hạch toán diễn ra không đồng thời. Các thủ kho ghi chép bằng tay hoặc được trang bị một chiếc máy tính để thao tác trên Excel, khi làm thủ tục xuất nhập hàng, họ ghi nhận trên thẻ kho, sau đó chuyển chứng từ cho phòng kế toán mất một ngày, rồi hôm sau kế toán mới hạch toán ghi sổ. Đôi khi quá trình vận chuyển thiếu chứng từ thì việc hạch toán phải tốn nhiều thời gian hơn nữa. Vì thế mới dẫn đến tình trạng chênh lệch giữa thực tế và sổ sách. Và câu chuyện này sẽ mãi tiếp diễn nếu mọi thứ cứ vận hành như cũ.
Đây là một vấn đề cần phải sớm được khắc phục bằng cách áp dụng các phần mềm quản lý tồn kho đang được phát triển mạnh mẽ trên thị trường. Bên cạnh đó, chúng ta cần phải lưu ý một số điểm sau:
Quản lý kho tốt nghĩa là ta luôn biết số lượng tồn kho chính xác là bao nhiêu. Như đã phân tích ở trên, nếu chỉ đơn giản dựa vào sổ sách thì rất có khả năng bạn sẽ có quyết định nhập hàng sai lầm dựa theo những con số của kế toán. Vì thế chúng ta cần phải tổ chức quản lý những thứ nhỏ nhất một cách thật khoa học. Sau đây là một số cách tổ chức quản lý hàng tồn kho mà Suno đã tổng hợp được:
Phân loại hàng tồn kho theo sơ đồ hình cây:
Sơ đồ hình cây bao gồm: F1, F2, F3,… Trong đó F1 là nhóm sản phẩm có đặc tính chung và đại diện cho tất cả sản phẩm, sau đó F2, F3 là những lớp kế thừa được phân loại riêng dần. Lấy ví dụ chúng ta đang bán hàng thời trang, thì sơ đồ cây có thể được phân loại như sau:
Như hình trên ta thấy, F2 là con F1, F3 là con F2, cứ thể chia nhỏ dần cho đến khi không thể chia được nữa.
Phân loại hàng tồn kho theo giá trị:
Có ba nhóm giá trị bao gồm: nhóm A chiếm 80%, nhóm B: 15% và còn lại là nhóm C với 5% giá trị. Khi phân loại như thế sẽ rất dễ dàng trong việc phân chia quản lý, nếu nguồn lực có hạn, ta sẽ ưu tiên những nhóm sản phẩm chiếm giá trị cao hơn.
Đánh mã số cho hàng tồn kho:
Chúng ta nên xây dựng mã số theo dõi cho riêng mỗi loại sản phẩm, và tất cả cần phải theo một quy tắc đánh mã thống nhất. Tốt hơn là xây dựng hệ thống mã vạch để quản lý thay vì ngồi đánh thủ công.
Cuối cùng là luôn bảo đảm việc hoạch toán kịp thời. Bạn nên áp dụng công nghệ tiên tiến trong việc quản lý tồn kho, đơn giản nhất là sử dụng phần mềm quản lý kho, một tính năng trong phần mềm quản lý bán hàng, hàng hoá của Suno.vn
