Liệu nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel hay phần mềm quản lý bán hàng trên nền web để quản lý bán hàng?
Rất nhiều bạn trẻ đang đắn đo câu hỏi này. Đứng trên khía cạnh một người tư vấn, Suno khuyên bạn nên xem lại nhu cầu thật sự của mình, nếu mỗi ngày chỉ vài đơn hàng nhỏ lẻ và việc bán hàng chỉ nhằm kiếm thêm thu nhập thì quản lý hàng hoá bằng Excel là một giải pháp tốt.
Tuy nhiên nếu bạn đang:
- Muốn phát triển hoạt động kinh doanh với quy mô lớn hơn.
- Thất thoát, sai số trong việc quản lý kho bằng excel đang là vấn đề nan giải.
- Khâu quản lý, kiểm kê và làm việc với những con số đang chiếm quá nhiều thời gian.
- Bạn dự định tuyển thêm nhân viên nhưng sổ sách có những con số nhạy cảm không thể tiết lộ.
- Bạn vô cùng mệt mỏi khi phải tổng kết toàn bộ số liệu để xem tình hình kinh doanh.
Thì đã đến lúc bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Để làm rõ vấn đề, Suno sẽ so sánh giữa Excel và phần mềm bán hàng trên khía cạnh kinh doanh, chúng ta cùng nhau tham khảo nhé:
Về Giá:
phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel: đa số chúng ta sử dụng bản quyền được chia sẻ trên mạng, nên thông thường chương trình Excel không tốn chi phí để cài đặt và sử dụng.
Phần mềm quản lý bán hàng: được miễn phí 7 ngày đầu sử dụng, sau đó tốn phí duy trì hàng tháng 149,000 vnđ, hoàn tiền 100% nếu bạn không hài lòng khi sử dụng.
Quá trình sử dụng:
Phần mềm quản lý bán hàng bằng excel: để sử dụng tốt phải qua một quá trình học hỏi, nghiên cứu. Tự mày mò tìm tài liệu trên mạng, học thuộc các hàm để thực hiện các lệnh tùy theo mục đich sử dụng.
Phần mềm bán hàng: giao diện đơn giản, trực quan, dễ dàng sử dụng cho các bạn trước đây chưa biết nhiều về máy tính.
Tốc độ xử lý:
Quản lý hàng hoá bằng Excel: tốc độ nhanh chậm tùy theo cấu hình máy, các hàm, dữ liệu trong chương trình. Đối với những tài liệu quá lớn thì thời gian khởi động và thao tác rất lâu, tốn rất nhiều thời gian đợi chờ.
Phần mềm bán hàng: được thiết kế bằng ngôn ngữ lập trình chuyên dụng, từng dòng code được tối ưu cẩn thận bằng những lập trình viên nhiều năm kinh nghiệm, tính nhanh, nhẹ, chính xác được ưu tiên hàng đầu.
Tính đồng bộ:
File excel quản lý bán hàng: đối với những tài liệu cần có nhiều nhân viên thao tác cùng một lúc như bán hàng thì Excel không đáp ứng được, chỉ duy nhất một người làm việc trên file trong một khoảng thời gian nhất định.
Phần mềm bán hàng: được thiết kế hỗ trợ nhiều người cùng làm việc trên hệ thống, tất cả dữ liệu được xuất nhập cực kỳ nhanh và đồng bộ hóa cho tất cả các nhân viên có sử dụng phần mềm.
Thống kê, báo cáo:
Phần mềm quản lý bán hàng bằng excel: để ra một con số cụ thể như xem hàng tồn kho, kiểm tra lợi nhuận, những mặt hàng bán chạy, bán chậm sẽ phải qua nhiều thao tác phức tạp, đôi khi phần mềm quản ý kho bằng excel không cho ra kết quả không được như ý. Bảng nhập xuất tồn bằng excel cũng không thể cho ra dữ liệu nhập xuất tồn kho chi tiết theo khoảng thời gian tuỳ chọn.
Phần mềm bán hàng: chỉ vài click chuột, mọi con số đều xuất hiện trên màn hình, có biểu đồ rõ ràng cho chúng ta nhận xét.
Rủi ro:
Quản lý hàng hoá bằng Excel: tất cả các dữ liệu được lưu vào một file excel duy nhất trên máy tính, nếu có sự cố xảy ra như chương trình bị virus, lỗi, hoặc ổ cứng bị hỏng thì mọi dữ liệu đều mất mất.
Phần mềm bán hàng: vì là phần mềm có phí nên luôn có nhân viên backup hằng ngày, tất cả các thông tin đều được bảo mật an toàn tuyệt đối trên hệ thống, bạn sẽ hoàn toàn yên tâm về dữ liệu của mình.
Bảo mật:
Quản lý bán hàng bằng excel: trên một file Excel bạn chỉ có thể cài đặt mật mã để tránh người khác vào xem tài liệu, tuy nhiên đôi khi bạn buộc phải giao tài liệu đó cho nhân viên làm việc nhưng có những con số nhạy cảm của cửa hàng không thể để lộ. Bên cạnh đó, ai cũng có thể chỉnh sửa tài liệu mà không có lịch sử ghi lại, vậy liệu độ chính xác của những con số có được đảm bảo? Và làm sao giải quyết khi có thất thoát xảy ra? Ai sẽ là người chịu trách nhiệm?
Chương trình quản lý bán hàng: được phân quyền rõ ràng và minh bạch, bao gồm các nhóm cấp độ khác nhau, có nhóm chỉ được quyền xem mà không được chỉnh sửa, hoặc chỉ được chỉnh sửa những thông tin cần thiết như mua bán hàng hóa mà không được xem những con số nhạy cảm như: doanh thu, lợi nhuận… Bên cạnh đó tất cả các thao tác của nhân viên đều được lưu lại trên server, khi có sự cố xảy ra đều có thể dễ dàng tìm được nguyên nhân.
Như chúng ta đã thấy, chương trình quản lý bán hàng Excel được dùng để làm việc độc lập, thích hợp với những công việc mang tính chất nhập liệu, ghi chép. Để quản lý toàn bộ hệ thống kinh doanh buộc phải có phần mềm chuyên dụng.
Excel được thiết kế để dùng cho nhiều việc khác nhau, còn phần mềm bán hàng chỉ dành để bán hàng, cho nên nếu so sánh sản phẩm nào tốt hơn thì vô cùng khập khiểng. Câu chuyện chúng tôi muốn nói đến trong bài viết này nằm ở khía cạnh kinh doanh, nhằm giải quyết bài toán làm sao để quản lý hiểu quả hơn và mang lại lợi nhuận cho khách hàng. Hãy đăng ký dùng thử 7 ngày hoàn toàn miễn phí để có được trải nghiệm tốt nhất và nhận được những lợi ích mà phần mềm bán hàng mang lại.
