Quản lý kho hàng hiệu quả sẽ làm giảm đến mức tối thiểu những mất mát, tổn thất cho việc kinh doanh của bạn được tối ưu hơn, nhưng với khối lượng hàng hóa, nguyên liệu, vật tư lớn trong doanh nghiệp, làm sao để quy trình nhập – xuất kho diễn ra trơn tru thuận lợi, bài viết sau đây Suno chia sẻ những phương pháp giúp việc quản lý kho hàng diễn ra một cách dễ dàng và khoa học nhất.
1. Chi tiết rõ ràng quá trình nhập – xuất kho
Công tác nhập xuất, quản lý tồn kho được xem là đóng vai trò quan trọng nhất trong quá trình quản lý kho
- Đối với nhập hàng: bạn cần xác định rõ ràng về số lượng, chất lượng hàng hóa, kiểm tra cẩn thận và đảm bảo số lượng hàng nhập trùng khớp với thông tin trên chứng từ, cần xác định rõ ràng bằng biên bản, nếu có sự chênh lệch dù nhỏ hay lớn về hàng hóa, bạn có thể từ chối nhập hàng.
- Đối với việc xuất hàng: cần kiểm tra chính xác chứng từ ( có xác nhận của cấp trên, bộ phận liên quan có đủ quyền để yêu cầu xuất hàng từ kho) và giấy từ xuất hàng, đảm bảo xuất đúng với thông tin được yêu cầu (màu sắc, số lượng,…).
2. Sắp xếp hàng hóa, vật tư một cách chuyên nghiệp
Sắp xếp hàng hóa đóng vai trò quan trọng giúp cho quá trình tìm kiếm, vận chuyển cũng như việc xuất nhập hàng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.
Bạn cần đảm bảo vị trí sắp xếp hàng hóa theo đúng vị trí, kiểm soát chặt chẽ việc xếp hàng để không làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, hạn chế hư hại và tổn thất ở mức thấp nhất.
Trước khi tiến hành nhập hàng mới vào kho, bạn cần dành thời gian dọn dẹp sắp xếp lại để tận dụng những diện tích đặt để hàng hợp lý.
Quan sát, hướng dẫn vị trí đặt hàng cho nhân viên theo đúng vị trí ban đầu, tránh nhầm lẫn.
Bạn cũng có thể dán nhãn lên tất cả các sản phẩm, điều này sẽ giúp bạn phân loại dễ dàng, đồng thời nếu có thất lạc, cũng dễ dàng tìm kiếm và trả về vị trí ban đầu.
3. Kiểm kê thường xuyên, quản lý hàng hóa cẩn thận
Bạn cần quản lý được tình trạng hàng hóa, bao gồm: có bao nhiêu mặt hàng, hàng hóa tồn kho có đáp ứng được nhu cầu xuất hàng không, cần bổ sung nhập thêm mặt hàng nào.
Việc thường xuyên kiểm kê, nắm bắt tình hình hàng hóa sẽ hạn chế tình trạng tồn kho, thất thoát hàng hóa hay cập nhật hàng mới bổ sung kịp thời để phục vụ cho công việc kinh doanh của bạn.
4. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng
Việc quản lý kho hàng bằng phương pháp thủ công thường dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn, mất rất nhiều thời gian để chỉnh sửa, thế nên việc sử dụng phần mềm chuyên dụng quản lý kho sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn.
Phần mềm chuyên dụng thường được trang bị đầy đủ các tính năng giúp phân loại hàng hóa theo danh mục, nhóm, đơn vị, thuộc tính,… với những thao tác rất đơn giản.
Bên cạnh đó bạn cũng dễ dàng thống kê, tính toán về số lượng hàng có đảm bảo cho việc xuất kho với số lượng lớn hay không để từ đó có đề xuất nhập hàng kịp thời.
Đặc biệt, nếu quy mô kinh doanh của bạn tương đối nhiều mặt hàng, thì việc sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng cần được cân nhắc đến.
Xem thêm:
