Theo khảo sát, hiện nay nhiều doanh nghiệp khi mới bắt đầu startup đều chưa biết cách tính toán các khoản chi phí cho hợp lý. Nguyên nhân là vì các doanh nghiệp thường kỳ vọng cao hơn thực tế mà lại không có kế hoạch chi tiêu cụ thể nên rất dễ rơi vào tình trạng lỗ vốn hay “phá sản” chỉ sau một thời gian ngắn thành lập. Vì vậy, những người mới khởi nghiệp mà vốn ít, cần biết đến các cách tiết kiệm chi phí startup để kinh doanh hiệu quả hơn.
Thông thường các khoản chi phí chủ yếu bao gồm phí Capex và Opex. Trong đó, phí Capex còn gọi là chi phí đầu tư, thường là khoản chi phí cho việc đặt cọc thuê văn phòng (3-6 tháng), trang bị nội thất, trang thiết bị, văn phòng phẩm… Còn phí Opex gọi là chi phí vận hành, đây là những hạng mục duy trì, vận hành công ty bao gồm chi phí quản lý, duy trì vận hành, Internet, vận chuyển thư tín, hàng hóa… Những người mới khởi nghiệp cần nắm rõ những khoản này. Để từ đó biết được nên cắt giảm chi phí ở đâu là phù hợp để tối ưu hóa và tiết kiệm chi phí startup nhất có thể.
1. Tiết kiệm chi phí startup bằng cách cắt giảm phí thuê mặt bằng:
Rất nhiều chủ doanh nghiệp khi mới khởi đầu thường hay “ảo tưởng” là mình sẽ phát triển nhanh chóng, ngay lập tức. Vì vậy mà có bao nhiêu vốn tích lũy được đều bung ra làm hết nhưng không nên như vậy. Vừa khởi động, có người đã liền ký hợp đồng cả năm và trả tiền thuê mặt bằng lên đến tận 6 tháng. Điều này là không nên, vì bạn còn chưa nắm được tình hình kinh doanh phát triển ra sao và địa điểm này có thực sự phù hợp với bạn hay không.
Bạn nên thương lượng để chi trả tiền thuê mặt bằng theo từng tháng, cọc ít (1 – 2 tháng) và không nên ký hợp đồng quá dài từ 1 năm trở lên. Nếu không thỏa thuận được bạn vẫn có thể tìm kiếm nơi khác. Trong trường hợp lĩnh vực bạn kinh doanh không nhất thiết cần văn phòng, hãy tận dụng ngay mặt bằng tại nhà nếu được. Ngoài ra, bạn có thể thuê văn phòng ảo. Nhiều chủ doanh nghiệp làm việc tại nhà hoàn toàn nhưng chọn cách thuê một văn phòng ảo uy tín ở cao ốc hoành tráng nào đó để tiếp nhận thông tin và gặp gỡ khách hàng. Điều này giúp tiết kiệm chi phí startup rất nhiều.
2. Tiết kiệm chi phí startup bằng cách cắt giảm phí mua thiết bị, văn phòng phẩm:
Hạn chế việc sử dụng nhiều giấy tờ để tiết kiệm chi phí mua văn phòng phẩm. Với công nghệ phát triển như hiện nay, có rất nhiều dịch vụ trực tuyến phù hợp mà bạn có thể tận dụng để không phải in hóa đơn, báo giá hay chứng từ và đính kèm chúng vào thư. Bạn có thể dùng các dịch vụ chia sẻ file như Dropbox hoặc Google Docs, các hóa đơn điện tử, các bảng tính kiểm kê hàng hóa và thanh toán như FreshBooks, WorkingPoint hay Apptivo. Hay các dịch vụ chữ ký điện tử như DocuSign để dễ dàng chia sẻ thông tin giữa nội bộ và ra bên ngoài.
Bạn cần lên một danh sách những thiết bị văn phòng cần mua một cách hợp lý. Danh sách này bao gồm thiết bị máy tính, vật tư văn phòng, đồ nội thất và các phần mềm kinh doanh khác. Các thiết bị công nghệ không cần quá cầu kì, hoành tráng hoặc quá nhiều chức năng vì sẽ đội chi phí đầu tư cao hơn nhưng không tận dụng được hết tối đa công suất thiết bị. Bạn nên cân nhắc và lựa chọn các thiết bị có giá thành vừa phải, chất lượng, kích thước gọn gàng để phù hợp với không gian làm việc cố định.
3. Tiết kiệm chi phí startup bằng cách cắt giảm phí tuyển dụng nhân sự:
Theo các chuyên gia, nếu không thực sự cần người trợ giúp, các công ty khởi nghiệp không cần phải tuyển quá nhiều nhân viên. Việc thuê nhân viên không hợp lý khiến doanh nghiệp phải gánh thêm chi phí, dẫn đến nhiều khó khăn về tài chính. Bạn có thể thuê nhân sự theo thời vụ hoặc một bên thứ 3, chẳng hạn như công việc kế toán. Đây cũng là một chiến lược tiết kiệm chi phí startup cho các doanh nghiệp nhỏ. Các nhân viên giàu kinh nghiệm này có thể giúp công ty tìm ra các khoản có thể khấu trừ.
Họ cũng có thể giúp theo dõi tất cả các chi phí kinh doanh một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, các công ty khởi nghiệp cũng có thể tuyển các ứng viên làm việc tự do (freelancers) theo từng dự án hoặc quá trình phát triển của sản phẩm. Điều này sẽ giúp cắt giảm chi phí trả lương cố định, các khoản bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội…
4. Tiết kiệm chi phí startup bằng cách tối ưu hóa ngân sách Marketing:
Nếu sản phẩm của bạn chất lượng, mới, độc đáo. Bạn hoàn toàn có thể tận dụng một số phương pháp để người tiêu dùng tự giúp truyền thông, quảng bá sản phẩm của bạn. Trên thực tế nếu một hoạt động truyền thông chất lượng sẽ cần khoản chi phí rất lớn, nếu tận dụng tốt kênh “khách hàng tự quảng bá” sẽ giúp bạn có phương pháp tiết kiệm chi phí marketing không hề nhỏ.
Ngoài ra, bạn còn có thể tìm hiểu và thực hiện những chiến dịch marketing 0 đồng trên các mạng xã hội. Thông qua những kênh như Facebook, Instagram, Zalo, Youtube,… bạn đều có thể quảng cáo với chi phí cực thấp hoặc thậm chí là 0 đồng nhưng vẫn mang lại hiệu quả cực kỳ cao. Tuy nhiên, để làm được những chiến dịch này thì tốn rất nhiều công sức chăm sóc đều đặn, cung cấp nội dung hấp dẫn, thu hút người dùng. Vậy nên bạn cần có sự kiên trì, nhẫn nại và nhanh nhẹn, nắm bắt trend tốt.
5. Ghi chép và theo dõi những khoản chi phí:
Cuối cùng, cách khôn ngoan nhất để tiết kiệm chi phí startup đối với bất cứ ai có kế hoạch khởi nghiệp đều cần phải làm, chính là ghi chép và theo dõi những khoản chi phí ngay từ lúc mới bắt đầu. Bạn phải theo dõi từng loại chi phí, từ việc mua sắm các thiết bị, đồ nội thất, chi phí quảng cáo, tiếp thị, thuê mặt bằng, nhân sự, phần mềm quản lý… Việc này nhằm đánh giá thường xuyên hiệu quả của việc sử dụng vốn.
Khi nhìn lại những khoản chi phí trong sổ sách, bạn sẽ biết đâu là khoản vốn mang lại lợi nhuận cao hơn, đâu là khoản chi phí không có lời. Cần chú ý tính đúng giá thành tránh lầm tưởng lợi nhuận có được. Bởi vì đây được xem là giai đoạn lấy công làm lãi. Để tiết kiệm, nhiều start-up thường tận dụng nguồn lực sẵn có như nhân công là người thân, sử dụng nhà làm văn phòng nên khi sản phẩm đưa ra thị trường, họ thường không tính được giá thành chính xác.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần giữ hồ sơ giấy tờ để theo dõi những chi phí không cần thiết. Những hồ sơ này không những cần thiết trong các vấn đề pháp lý mà còn giúp bạn tính toán được khoản khấu trừ vào thời điểm tính thuế. Thường trong khoảng 6 tháng sau khi bắt đầu thì bạn có thể dần nhận biết được những khoản lời lỗ nằm ở đâu. Đây là một giải pháp tiết kiệm chi phí startup hiệu quả mà nhiều người khởi nghiệp thường bỏ qua.
Dùng thử miễn phí Phần mềm quản lý bán hàng Suno.vn – SIÊU ĐƠN GIẢN, ai cũng dùng được AN NHÀN BÁN HÀNG – THẢNH THƠI HƯỞNG THỤ
